Definir as tarefas a cobrir

A tela Atribuições serve para definir as tarefas ou postos que a Gestão de pessoal terá de cobrir. É uma etapa de configuração: descrevem-se as necessidades antes de atribuir as pessoas no Planejador.

A difusão ao pessoal vem a seguir, através da Escala (consulte Escalas de serviço).

O que uma tarefa descreve

Uma tarefa pode ter:

• um rótulo claro: Recepção, Recreio, Refeitório, Supervisão de exame anfiteatro A;
• um número mínimo de pessoas requerido e um número ideal;
• um nível de prioridade;
• um local ou um lugar;
• a lista específica dos membros do pessoal autorizados a assegurá-la (vazio = todo o pessoal);
• regras de compatibilidade com outras tarefas;
• necessidades detalhadas faixa a faixa na grade de serviço.

A tarefa deve ser suficientemente precisa para ser compreendida no planejador e na escala de serviço entregue ao pessoal.

Exemplos frequentes:

• Corredor 2;
• Recepção portão norte;
• Recreio;
• Refeitório;
• Sala de estudo B12;
• Supervisão de exame anfiteatro A;
• Saída de educação física estádio Charcot.

Necessidades e pessoal autorizado

As necessidades indicam quantas pessoas devem cobrir uma tarefa, faixa a faixa na grade de serviço (0 = nenhuma necessidade), além do mínimo requerido e do número ideal de pessoas da tarefa. A lista do pessoal autorizado limita as pessoas elegíveis: reserve-a para os postos que exigem uma habilitação ou uma competência específica — saída de educação física, supervisão específica, recepção particular, acesso a um local.

Estas informações evitam que a atribuição se transforme em uma simples lista de nomes: o Omniscol mantém o vínculo entre o posto, a necessidade e as pessoas autorizadas a cobri-lo.

Para uma tarefa sensível, limite o pessoal autorizado em vez de contar com uma instrução verbal: o planejador sinaliza então qualquer atribuição de uma pessoa não autorizada.

Compatibilidades entre tarefas

Certas tarefas próximas podem ser cobertas pela mesma pessoa se a instituição o autorizar. Exemplo: dois corredores vizinhos durante uma faixa horária calma.

Declare estas compatibilidades apenas quando correspondem a uma regra operacional real. Uma compatibilidade ampla demais torna o planejamento menos legível e pode ocultar um número reduzido de pessoas. Caso a evitar: fundir postos distantes apenas porque falta alguém.

Importação e reutilização de estrutura

Quando já existem muitas tarefas, a tela permite poupar tempo com as ferramentas de importação e de reutilização de estrutura disponíveis no módulo. Após a importação, verifique os rótulos, as necessidades e o pessoal autorizado antes de passar ao planejador.

Uma importação limpa deve produzir rótulos diretamente legíveis pelas pessoas atribuídas. Se importar códigos internos, renomeie-os antes da difusão.

Por que separar tarefas e planejador

A separação evita misturar duas decisões:

• definir a necessidade: que postos existem, onde, com que regras;
• atribuir as pessoas: quem cobre esses postos em uma dada semana ou período.

Quando a estrutura muda pouco, esta separação permite reutilizar as mesmas tarefas e modificar apenas as pessoas ou as exceções.