Conector Edusign

O que é enviado e o que não é

O conector envia primeiro as aulas. Cada uma se torna um curso do Edusign e leva o identificador Omniscol como referência externa. É isso que permite depois encontrá-la, atualizá-la ou excluí-la sem manter ao lado uma tabela de correspondência.

Os eventos do calendário podem se juntar a elas, se você pedir: uma conferência, uma defesa de tese ou um dia de integração é assinado como o resto. Eles têm uma seção própria mais abaixo.

Os professores e os grupos também podem ser enviados, de duas maneiras: criados na hora durante a exportação das aulas, se você ativar essa opção, ou sincronizados em bloco a partir da aba Exportação de entidades, sendo o Omniscol a referência. Os alunos nunca são enviados automaticamente: só seguem por acionamento manual, pelas razões explicadas mais abaixo.

Um ponto importante: não misture duas maneiras de fazer nascer as folhas.

Ou suas aulas nascem no Omniscol, e o conector as cria no Edusign: a escolha mais coerente se seu horário muda com frequência, porque correções, ausências e substituições vão acompanhá-lo.

Ou você cria os cursos diretamente no Edusign. É possível, mas esses cursos vivem então fora do Omniscol: o conector vai deixá-los em paz, e suas alterações de planejamento não chegarão a eles.

O mais seguro é decidir desde o início de que lado nascem suas folhas, e manter-se nisso. É o que evita acabar com duas versões da mesma aula.

Antes da primeira exportação

Para o Edusign, uma aula sem professor não é utilizável: ele precisa saber quem conduz a folha de presença. Tudo depende de uma pergunta: seus professores já têm conta no Edusign?

Já existem, com o mesmo endereço de e-mail dos dois lados. Nada a fazer: a correspondência é automática. É o caso mais frequente, e a razão pela qual o endereço precisa estar preenchido e ser confiável no Omniscol — é o identificador de correspondência e também o de acesso ao Edusign. Se dois professores compartilharem o mesmo endereço no Omniscol, o conector tenta distingui-los pelos nomes: a seção mais abaixo detalha o que ele faz, e o que pode bloquear.

Já existem, mas os endereços não coincidem. É o papel da associação: a tela de associação apresenta seus professores frente às contas Edusign, e cada associação estabelecida prevalece, antes de qualquer correspondência de endereço. O mesmo recurso vale para os casos ambíguos, quando um endereço compartilhado resiste ao desempate pelos nomes.

Ainda não existem no Edusign. Duas opções:

• a criação na hora — marque a criação remota na configuração do sistema, aba Configuração de sistemas, e o conector cria cada conta no momento em que uma aula precisa dela;
• a sincronização dos professores — envie-os todos de uma vez a partir da aba Exportação de entidades, e as contas existem antes mesmo da primeira aula, sendo o Omniscol a referência.

Na hora como em bloco, o Edusign reserva cada endereço de e-mail para uma só conta. Se já estiver ocupado, a criação falha, e as aulas do professor com ela; se for compartilhado entre dois professores no Omniscol, o conector não cria nenhuma das duas contas — nem sequer a primeira, que ligaria o endereço a um dos dois ao acaso — e as aulas deles esperam que cada um tenha o seu. A criação destina-se portanto às contas realmente ausentes — para um professor já presente no Edusign, limite-se à correspondência ou à associação.

Mais uma cautela, antes de pedir a criação do Omniscol para o Edusign: dependendo da configuração da sua conta Edusign, criar um usuário pode enviar-lhe de imediato as credenciais de acesso por e-mail. Seus professores descobririam então a nova ferramenta logo na primeira exportação, sem terem sido preparados. Se preferir anunciar a abertura das contas você mesmo, verifique essa configuração do lado do Edusign antes de lançar a exportação.

Se o professor continuar sem ser encontrado, a aula não é enviada. O conector a contabiliza e a sinaliza explicitamente: uma folha de presença faltando é o tipo de problema que, de outro modo, nunca é descoberto na hora certa.

A correspondência por endereço de e-mail

Para um professor sem associação estabelecida, e cuja conta não foi criada pelo conector, a correspondência é feita pelo endereço de e-mail, sejam quais forem os nomes e sobrenomes de cada lado. Ele precisa, portanto, ser exato: um endereço errado bloqueia a aula, e dois endereços trocados trocariam as folhas de dois professores.

O nome e o sobrenome só intervêm para desempatar um duplicado: dois professores declarados no Omniscol com o mesmo endereço de e-mail — uma caixa de secretaria, um endereço comum de professores convidados. O conector compara então os nomes com as contas Edusign. Quase sempre basta: cada um encontra sua conta, as aulas seguem.

Dois homônimos perfeitos no mesmo endereço são, com toda a probabilidade, uma só pessoa digitada duas vezes do seu lado. A folha levará o nome, a disciplina e a turma certos seja qual for a conta escolhida: a aula segue, e o registro de atividade da integração anota o duplicado, a limpar quando for conveniente.

Resta o caso em que nenhum nome se encaixa. O professor talvez não tenha conta nenhuma, e enviá-lo ao acaso faria assinar a presença na folha de outro: essas aulas ficam em terra. O resumo da exportação dá os nomes e o endereço em questão — até a pessoa que apenas cria o duplicado sem lecionar, e que de outro modo seria procurada por muito tempo.

A saída duradoura é dar a cada um seu próprio endereço de e-mail. Enquanto isso, associe-os manualmente: uma vez estabelecida a associação, o identificador prevalece.

Filtrar por campus

Um campus é uma noção organizacional: agrupa turmas dentro da conta, independentemente dos locais e das salas. Se sua escola declarar alguns, você pode enviar apenas as aulas de alguns deles. A escolha é feita na aba Exportação de entidades, sob as aulas.

Uma aula segue assim que pelo menos uma de suas turmas estiver em um campus selecionado: um curso transversal a vários campus é, portanto, enviado uma só vez, como deve ser. Uma turma sem campus não é mantida quando existe uma seleção — você indicou quais campus fazem assinar, e ela não está entre eles.

Restringir a seleção depois retira do Edusign as aulas que não têm mais lugar lá, exceto as que já aconteceram: suas assinaturas estão garantidas. Não marcar nada equivale a enviar toda a escola.

A janela de sincronização

O Edusign serve para fazer assinar aulas futuras. Uma aula passada não precisa mais ser preparada para assinatura, e o Edusign a bloqueia.

A Janela de sincronização é definida na aba de exportação, uma para as aulas e outra para os eventos, com dois limites contados em dias em relação a hoje: negativos antes, positivos depois. Vazios, valem dois dias para trás e 90 dias para frente. Na prática, alguns dias para trás bastam: servem apenas para recuperar uma correção feita logo após a aula.

Uma aula que sai da janela nunca é excluída. Ela já aconteceu, o Edusign guarda suas assinaturas, e essas não se reconstroem. Só uma aula realmente excluída no Omniscol é retirada do Edusign — e apenas se ainda não tiver acontecido.

Tempo real e recuperação

Coexistem dois mecanismos, com dois papéis diferentes.

O tempo real envia cada alteração à medida que acontece. É o modo normal: mantém o Edusign atualizado quase de imediato. Mas convém vê-lo como um canal prático, não como uma garantia absoluta: um pedido pode falhar, um processo pode reiniciar.

A exportação completa agendada serve para reconciliar regularmente os dois lados. Envia toda a janela, relê o que o Edusign guarda e exclui depois as aulas que não existem mais do seu lado mas que o tempo real não pegou. É a rede de segurança: sem ela, um incidente de rede ou uma reinicialização deixariam uma divergência silenciosa.

Os alunos

Os alunos só são enviados por acionamento manual, e com particular cuidado.

O Edusign só sabe fazer corresponder um aluno pela referência externa que colocamos nele — nem pelo e-mail, nem pelo identificador interno. Um aluno já presente no Edusign sem essa referência fica assim fora de alcance: enviá-lo criaria um segundo registro com o mesmo endereço.

Por isso o conector prefere não fazer nada a criar um duplicado. Lê primeiro os alunos do Edusign, cria apenas os que estão realmente ausentes e deixa os demais intactos. Os alunos sem endereço de e-mail são deixados de lado da mesma forma: não podem ser correspondidos de maneira nenhuma. No fim do acionamento, um resumo enumera pelo nome quem ficou de lado, com sua identidade dos dois lados, para que você possa decidir caso a caso. O registro de atividade guarda esse rastro.

Na prática, os alunos só são indispensáveis se você quiser folhas nominativas. A assinatura funciona sem eles assim que a aula levar seu professor e seu grupo.

Os eventos

Uma conferência, uma defesa de tese, um exame simulado: tudo o que é colocado no calendário sem ser uma aula pode também seguir para o Edusign. Os eventos têm sua própria seção na aba Exportação de entidades, logo abaixo das aulas, com seus próprios filtros e sua própria política de envio.

Um evento leva as mesmas informações que uma aula: a data, os participantes, a sala. As pessoas convidadas que são professores levam a folha; as turmas e os grupos convidados formam seu público.

Você não é obrigado a enviar todos. O conector filtra pelas etiquetas que você coloca nos seus eventos — ver Eventos pontuais: enviar apenas os que têm certa etiqueta ou, pelo contrário, enviar tudo exceto os que tenham uma. A exclusão sempre prevalece, o que permite a regra mais cômoda: enviar tudo, exceto o que você marcou como sem assinatura.

Quando já existe um ERP no cenário

O caso mais simples é o de uma escola que gerencia suas aulas no Omniscol e depois as faz assinar no Edusign. É a utilização mais direta do conector.

Nas instituições já estruturadas em torno de um ERP como Aurion ou Auriga, a arquitetura costuma ser uma estrela centrada nesse ERP. Ele envia seus dados de referência para o Omniscol — professores, salas, disciplinas, grupos, às vezes até alunos —, e o Omniscol devolve a ele as aulas que produziu.

A partir daí, o Edusign se liga na maioria das vezes ao ERP e não diretamente ao Omniscol. Dependendo da organização escolhida, ou o ERP retransmite as aulas para o Edusign, por meio de um ETL se necessário, ou o Edusign as relê periodicamente no ERP.

Nessa topologia, as referências externas não se substituem: acumulam-se conforme as trocas a assegurar. Um mesmo professor pode assim ter uma referência do ERP no Omniscol e, se necessário, uma referência do Edusign distinta. Na aba Sincronização de entidades, cada sistema configurado permanece associado separadamente, para as mesmas entidades.

Reinicializar

O botão de expurgo retira do Edusign as aulas provenientes do Omniscol no ano letivo atual. Não toca nos professores, nem nos grupos, nem nos cursos criados diretamente no Edusign: seu objetivo é limpar o que o conector enviou, não apagar o resto do seu ambiente.

O Edusign limita fortemente o ritmo de exclusão: cada passagem retira no máximo algumas centenas de aulas. Se sobrarem, lance o expurgo novamente — o registro de atividade indica quantas faltam após cada passagem.

O que o conector cria no Edusign nem sempre se apaga em sentido estrito: excluir lá um professor é arquivá-lo. Ative, portanto, a criação com plena consciência.