Коннектор Edusign

Что отправляется и что не отправляется

Сначала коннектор отправляет занятия. Каждое из них становится занятием Edusign и несёт идентификатор Omniscol как внешнюю ссылку. Благодаря этому его потом можно найти, обновить или удалить без отдельной таблицы соответствий.

События календаря могут идти тем же путём: конференция, защита или день адаптации тоже может уйти в Edusign на подпись. Если вы не хотите отправлять всё, можно ограничить экспорт фильтрами — об этом ниже.

Преподавателей и группы тоже можно отправлять, двумя способами: создавать на лету во время экспорта занятий, если вы включите эту опцию, или синхронизировать массово на вкладке «Экспорт сущностей», при этом эталоном остаётся Omniscol. Ученики же никогда не отправляются автоматически: их отправка выполняется только вручную, по причинам, объяснённым ниже.

Важный момент: не смешивайте два способа создания листов.

Либо ваши занятия рождаются в Omniscol, а коннектор создаёт их в Edusign: это самый последовательный выбор, если ваше расписание меняется, потому что исправления, отсутствия и замещения будут передаваться.

Либо вы создаёте занятия прямо в Edusign. Это возможно, но тогда эти занятия живут вне Omniscol: коннектор их не тронет, и изменения расписания на них не отразятся.

Надёжнее всего сразу выбрать, на какой стороне рождаются ваши листы, и держаться этого. Так вы не получите две версии одного занятия.

Перед первым экспортом

Для Edusign занятие без преподавателя непригодно: нужно знать, кто отвечает за лист подписей. Дальнейшие шаги зависят от одного вопроса: есть ли у ваших преподавателей уже учётная запись в Edusign?

Они уже существуют, с одним и тем же адресом электронной почты в обеих системах. Делать ничего не нужно: соответствие устанавливается автоматически. Это самый частый случай, и поэтому адрес должен быть заполнен и надёжен в Omniscol — он служит идентификатором сопоставления, а также логином для входа в Edusign. Если у двух преподавателей в Omniscol один и тот же адрес, коннектор пытается различить их по именам: в разделе ниже подробно описано, что он делает и что может помешать.

Они уже существуют, но адреса электронной почты не совпадают. Для этого служит привязка: экран привязки показывает ваших преподавателей напротив учётных записей Edusign, и каждая установленная привязка имеет приоритет над любым совпадением адресов. То же средство подходит для неоднозначных случаев, когда общий адрес не удаётся разрешить по именам.

В Edusign их ещё нет. Два варианта:

• создание на лету — включите удалённое создание в настройке системы, на вкладке «Настройка систем», и коннектор создаёт каждую учётную запись в тот момент, когда она нужна для занятия;
• синхронизация преподавателей — отправьте их всех сразу с вкладки «Экспорт сущностей», и учётные записи появятся ещё до первого занятия, при этом эталоном остаётся Omniscol.

Как при создании на лету, так и при массовой синхронизации Edusign закрепляет каждый адрес электронной почты за одной учётной записью. Если он уже занят, создание не удаётся, а вместе с ним не уходят и занятия преподавателя; если он общий для двух преподавателей в Omniscol, коннектор не создаёт ни одного — даже первого, который привязал бы адрес к одному из двоих наугад, — и их занятия ждут, пока у каждого не появится свой адрес. Поэтому создание рассчитано на по-настоящему отсутствующие учётные записи — для преподавателя, уже имеющегося в Edusign, оставайтесь на сопоставлении или привязке.

Обратите внимание и на следующее, прежде чем запрашивать создание из Omniscol в Edusign: в зависимости от настройки вашей учётной записи Edusign создание пользователя может сразу отправить ему учётные данные по электронной почте. Ваши преподаватели узнали бы о новом инструменте уже при первом экспорте, не будучи к этому подготовленными. Если вы предпочитаете сами объявить об открытии учётных записей, проверьте эту настройку на стороне Edusign, прежде чем запускать экспорт.

Если преподаватель не найден, занятие не отправляется. Коннектор подсчитывает такие занятия и явно сообщает о них: иначе об отсутствующем листе присутствия всегда узнают не вовремя.

Сопоставление по адресу электронной почты

Для преподавателя без установленной привязки, учётную запись которого не создавал коннектор, сопоставление выполняется по адресу электронной почты, независимо от имён и фамилий с обеих сторон. Поэтому он должен быть точным: неверный адрес блокирует занятие, а два перепутанных адреса поменяли бы местами листы двух преподавателей.

Имя и фамилия нужны только для различения дубликата: двух преподавателей, заведённых в Omniscol с одним и тем же адресом электронной почты, — адресом секретариата или общим адресом внешних преподавателей. Тогда коннектор сравнивает имена с именами учётных записей Edusign. Почти всегда этого достаточно: каждый находит свою учётную запись, занятия уходят.

Два полных тёзки на одном адресе — по всей вероятности, один человек, внесённый у вас дважды. Лист будет содержать верное имя, верную дисциплину и верный класс, какая бы учётная запись ни была выбрана: занятие уходит, а журнал интеграции сохраняет запись о дубликате, который стоит при случае убрать.

Остаётся случай, когда ни одно имя не совпадает. Возможно, у преподавателя вообще нет учётной записи, а отправка наугад заставила бы подписывать присутствие в чужом листе: такие занятия остаются неотправленными. Итог экспорта называет имена и адрес, о которых идёт речь, — вплоть до человека, который создаёт дубликат, ничего не преподавая, и которого вы долго не заподозрили бы.

Долговременное решение — дать каждому свой собственный адрес электронной почты. Пока же привяжите их вручную: после установки привязки идентификатор имеет приоритет.

Фильтрация отправки по подразделениям

Подразделение — понятие организационное: оно объединяет классы в вашей учётной записи независимо от площадок и кабинетов. Если вы их создали, можно отправлять только занятия некоторых из них. Выбор делается на вкладке «Экспорт сущностей», в разделе занятий.

Занятие уходит, как только хотя бы один из его классов относится к выбранному подразделению: поэтому занятие, общее для двух подразделений, отправляется один раз. Зато, как только вы фильтруете по некоторым подразделениям, класс без назначенного подразделения в отправку не попадает: поскольку он не принадлежит ни одному из выбранных подразделений, коннектор не может его включить.

Если вы позже сузите выбор, занятия, которым в нём больше нет места, удаляются из Edusign — кроме тех, которые уже состоялись, подписи по которым собраны. Если ничего не выбрать, отправляется всё.

Окно синхронизации

Edusign нужен, чтобы собирать подписи на предстоящих занятиях. Прошедшее занятие уже не нужно готовить к сбору подписей, и Edusign его блокирует.

Окно синхронизации задаётся на вкладке экспорта, отдельно для занятий и для событий, двумя границами, отсчитываемыми в днях относительно сегодня: отрицательные — раньше, положительные — позже. Если оставить их пустыми, это два дня назад и 90 дней вперёд. На практике достаточно нескольких дней назад: они нужны только для того, чтобы передать исправление, внесённое сразу после занятия.

Занятие, выходящее за окно, никогда не удаляется. Оно состоялось, Edusign хранит его подписи, и их нельзя восстановить. Из Edusign удаляется только занятие, действительно удалённое в Omniscol, — и только если оно ещё не состоялось.

Реальное время и досинхронизация

Два механизма работают вместе, с разными ролями.

Реальное время отправляет каждое изменение по мере его появления. Это обычный режим: он поддерживает Edusign в актуальном состоянии почти мгновенно. Но его нужно рассматривать как удобный канал, а не как абсолютную гарантию: запрос может завершиться ошибкой, процесс может перезапуститься.

Запланированный полный экспорт регулярно сверяет обе стороны. Он отправляет всё окно, считывает то, что хранит Edusign, затем удаляет занятия, которых у вас больше нет, но которые реальное время пропустило. Это страховочная сетка: без него сбой сети или перезапуск оставили бы незаметное расхождение.

Ученики

Ученики отправляются только при ручном запуске, и с особой осторожностью.

Edusign умеет сопоставлять ученика только по внешней ссылке, которую мы ему задали, — но не по адресу электронной почты и не по внутреннему идентификатору. Ученик, уже имеющийся в Edusign без этой ссылки, поэтому недосягаем: его отправка создала бы вторую запись с тем же адресом.

Поэтому коннектор предпочитает воздержаться, а не создать дубликат. Сначала он считывает учеников, уже имеющихся в Edusign, создаёт только тех, кого там действительно нет, а остальных откладывает в сторону. Ученики без адреса электронной почты пропускаются по той же причине: их невозможно сопоставить никаким способом. По окончании запуска итог сообщает, какие именно ученики не были созданы, с их идентификационными данными в обеих системах, чтобы вы могли решить в каждом случае отдельно. Журнал активности хранит запись об этом.

На практике ученики необходимы только в том случае, если вам нужны именные листы. Сбор подписей работает и без них, если у занятия есть преподаватель и группа.

События

Конференция, защита, пробный экзамен: то, что вы размещаете в календаре помимо занятий, тоже может уйти в Edusign. У событий есть собственный раздел на вкладке «Экспорт сущностей», сразу под занятиями, со своими фильтрами и своей политикой отправки.

Событие несёт ту же информацию, что и занятие: дату, участников, кабинет. Среди приглашённых преподаватели отвечают за лист; классы и группы составляют аудиторию.

Отправлять всё не обязательно. Коннектор фильтрует по меткам, которые вы ставите на события, — см. Разовые события: отправлять только те, у которых есть определённая метка, или наоборот, отправлять всё, кроме тех, у которых есть такая метка. Исключение всегда имеет приоритет, что позволяет задать самое удобное правило: отправлять всё, кроме того, что вы пометили как без подписи (например).

Когда рядом уже есть ERP

Самый простой случай — школа, которая управляет своими занятиями в Omniscol, а затем собирает подписи в Edusign. Это самый прямой сценарий использования коннектора.

В учебных заведениях, уже выстроенных вокруг ERP, например Aurion или Auriga, архитектура, как правило, представляет собой звезду с центром в этой ERP. Она отправляет свои справочники в Omniscol — преподавателей, кабинеты, дисциплины, группы, а то и студентов, — после чего Omniscol возвращает ей составленные им занятия.

Дальше Edusign чаще всего подключают к ERP, а не напрямую к Omniscol. В зависимости от выбранной схемы либо ERP пересылает занятия в Edusign, при необходимости через ETL, либо Edusign регулярно считывает их из ERP.

В такой топологии внешние ссылки не заменяют друг друга: они накапливаются в зависимости от нужных обменов. Один и тот же преподаватель может нести ссылку ERP в Omniscol и, при необходимости, отдельную ссылку Edusign. На вкладке «Синхронизация сущностей» каждая настроенная система остаётся привязанной отдельно, для тех же сущностей.

Сброс

Кнопка очистки удаляет из Edusign занятия, пришедшие из Omniscol, за текущий учебный год. Она не затрагивает ни преподавателей, ни группы, ни занятия, созданные напрямую в Edusign: её цель — очистить то, что отправил коннектор, а не стереть остальное в вашей среде.

Edusign сильно ограничивает скорость удаления: за каждый проход удаляется не больше нескольких сотен занятий. Если что-то осталось, запустите очистку снова — журнал активности показывает количество оставшихся занятий после каждого прохода.

То, что коннектор создаёт в Edusign, не всегда стирается в строгом смысле: удаление преподавателя там — это архивирование. Поэтому включайте создание осознанно.