Konektor Edusign

Co jest wysyłane, a co nie

Konektor wysyła w pierwszej kolejności lekcje. Każda z nich staje się kursem Edusign, a identyfikator Omniscol służy jako jej identyfikator zewnętrzny. To właśnie pozwala później ją odnaleźć, zaktualizować lub usunąć bez prowadzenia osobnej tabeli powiązań.

Tą samą drogą mogą pójść wydarzenia z kalendarza: konferencja, obrona pracy albo dzień integracyjny również może trafić do Edusign do podpisu. Jeśli nie wszystko ma być wysyłane, eksport można też zawęzić filtrami — wracamy do tego niżej.

Nauczycieli i grupy również można wysłać, na dwa sposoby: tworząc ich na bieżąco w trakcie eksportu lekcji, jeśli ta opcja zostanie włączona, albo synchronizując ich zbiorczo z zakładki Eksport jednostek — wtedy rozstrzygające są dane Omniscol. Uczniowie natomiast nigdy nie są wysyłani automatycznie: ich wysłanie następuje wyłącznie po ręcznym uruchomieniu, z powodów wyjaśnionych niżej.

Ważna uwaga: nie należy mieszać dwóch sposobów tworzenia list obecności.

Albo lekcje powstają w Omniscol, a konektor tworzy je w Edusign: to wybór najbardziej spójny, jeśli plan lekcji się zmienia, bo poprawki, nieobecności i zastępstwa pójdą jego śladem.

Albo kursy tworzy się wprost w Edusign. To możliwe, ale takie kursy żyją wtedy poza Omniscol: konektor ich nie tknie, a zmiany w planie lekcji się w nich nie odbiją.

Najbezpieczniej jest więc od początku wybrać, po której stronie powstają listy obecności, i tego się trzymać. To właśnie chroni przed dwiema wersjami tej samej lekcji.

Przed pierwszym eksportem

Dla Edusign lekcja bez nauczyciela jest bezużyteczna: trzeba wiedzieć, kto odpowiada za listę obecności. Dalszy przebieg zależy od jednego pytania: czy nauczyciele mają już swoje konta Edusign?

Konta już istnieją, z tym samym adresem e-mail po obu stronach. Nie ma nic do zrobienia: dopasowanie jest automatyczne. To przypadek najczęstszy i powód, dla którego adres musi być w Omniscol wpisany i wiarygodny — służy jako identyfikator dopasowania, a zarazem jako login do Edusign. Jeśli dwóch nauczycieli ma w Omniscol ten sam adres, konektor próbuje ich rozróżnić po imieniu i nazwisku: dalsza sekcja szczegółowo opisuje, co wtedy robi i co może go zablokować.

Konta już istnieją, ale adresy e-mail się nie zgadzają. Tu wkracza powiązanie: ekran powiązań stawia nauczycieli naprzeciw kont Edusign, a każde postawione powiązanie jest rozstrzygające, przed jakimkolwiek dopasowaniem adresów. To samo rozwiązanie służy przypadkom niejednoznacznym, gdy wspólny adres opiera się rozróżnieniu po imieniu i nazwisku.

Konta jeszcze nie istnieją w Edusign. Dwie możliwości:

• tworzenie na bieżąco — proszę zaznaczyć zdalne tworzenie w konfiguracji systemu, zakładka Konfiguracja systemów, a konektor utworzy każde konto w chwili, gdy jakaś lekcja go potrzebuje;
• synchronizacja nauczycieli — proszę wysłać ich wszystkich naraz z zakładki Eksport jednostek; konta istnieją wtedy jeszcze przed pierwszą lekcją, a rozstrzygające są dane Omniscol.

Zarówno na bieżąco, jak i zbiorczo Edusign zastrzega każdy adres e-mail dla jednego konta. Adres już zajęty — tworzenie kończy się niepowodzeniem, a wraz z nim lekcje tego nauczyciela; adres wspólny dla dwóch nauczycieli w Omniscol — konektor nie tworzy żadnego konta, nawet pierwszego, bo przypisałoby ono adres jednemu z nich na chybił trafił, a ich lekcje czekają, aż każdy będzie miał własny. Tworzenie jest więc przeznaczone dla kont rzeczywiście nieistniejących — dla nauczyciela już obecnego w Edusign pozostaje dopasowanie albo powiązanie.

Jeszcze jedna uwaga, przed zleceniem tworzenia kont z Omniscol do Edusign: zależnie od konfiguracji konta Edusign utworzenie użytkownika może natychmiast wysłać mu jego dane dostępowe pocztą elektroniczną. Nauczyciele odkryliby wtedy nowe narzędzie już przy pierwszym eksporcie, bez żadnego przygotowania. Jeśli otwarcie kont ma zostać zapowiedziane we własnym zakresie, proszę sprawdzić to ustawienie po stronie Edusign przed uruchomieniem eksportu.

Jeśli nauczyciela nie udaje się odnaleźć, lekcja nie zostaje wysłana. Konektor ją liczy i wyraźnie o niej informuje: brakująca lista obecności to rodzaj kłopotu, którego inaczej nigdy nie odkrywa się w dobrym momencie.

Dopasowanie po adresie e-mail

Dla nauczyciela bez postawionego powiązania, którego konta konektor nie utworzył, dopasowanie opiera się na adresie e-mail, bez względu na imiona i nazwiska po obu stronach. Adres musi więc być dokładny: błędny adres blokuje lekcję, a dwa zamienione adresy zamieniłyby listy obecności dwóch nauczycieli.

Imię i nazwisko wchodzą w grę tylko po to, by rozróżnić duplikat: dwóch nauczycieli wpisanych w Omniscol z tym samym adresem e-mail — skrzynka sekretariatu, adres wspólny dla nauczycieli zewnętrznych. Konektor porównuje wtedy imiona i nazwiska z tymi z kont Edusign. To prawie zawsze wystarcza: każdy odnajduje swoje konto, lekcje odchodzą.

Dwie osoby o identycznym imieniu i nazwisku pod tym samym adresem e-mail to według wszelkiego prawdopodobieństwa jeden człowiek wpisany w Omniscol dwa razy. Lista obecności będzie nosić właściwe nazwisko, właściwy przedmiot i właściwą klasę niezależnie od wybranego konta: lekcja odchodzi, a dziennik integracji zachowuje ślad duplikatu, do uprzątnięcia przy okazji.

Pozostaje przypadek, w którym żadne imię i nazwisko nie pasuje. Nauczyciel może w ogóle nie mieć konta, a wysłanie go na chybił trafił kazałoby potwierdzać obecność na liście kogoś innego: takie lekcje zostają na peronie. Podsumowanie eksportu podaje imiona i nazwiska oraz adres, o które chodzi — aż po osobę, która tworzy duplikat, choć sama niczego nie uczy, i której długo nikt by nie podejrzewał.

Trwałym wyjściem jest nadanie każdemu własnego adresu e-mail. Tymczasem proszę powiązać ich ręcznie: gdy powiązanie jest postawione, rozstrzyga identyfikator.

Filtrowanie wysyłki według kampusów

Kampus to pojęcie organizacyjne: grupuje klasy w obrębie konta, niezależnie od lokalizacji i od sal. Jeśli kampusy zostały zadeklarowane, można wysyłać tylko lekcje niektórych z nich. Wybór odbywa się w zakładce Eksport jednostek, pod lekcjami kursów.

Lekcja odchodzi, gdy co najmniej jedna z jej klas znajduje się w wybranym kampusie: kurs dzielony między dwa kampusy jest więc wysyłany tylko raz. Natomiast gdy filtr obejmuje tylko niektóre kampusy, klasa bez przypisanego kampusu zostaje poza wysyłką: nie należąc do żadnego z wybranych kampusów, nie może zostać przez konektor uwzględniona.

Jeśli wybór zostanie później zawężony, lekcje, które już się w nim nie mieszczą, są usuwane z Edusign — z wyjątkiem tych, które już się odbyły i których obecność została już potwierdzona. Niewybranie niczego oznacza wysłanie wszystkiego.

Okno synchronizacji

Edusign służy do podpisywania lekcji przyszłych. Lekcji, która już się odbyła, nie ma już po co przygotowywać do potwierdzania obecności, a Edusign ją blokuje.

Okno synchronizacji ustawia się w zakładce eksportu, osobno dla lekcji i dla wydarzeń, za pomocą dwóch granic liczonych w dniach względem dzisiaj: ujemnych przed, dodatnich po. Puste oznaczają dwa dni wstecz i 90 dni w przód. W praktyce kilka dni wstecz wystarcza: służą jedynie do nadrobienia poprawki wprowadzonej zaraz po lekcji.

Lekcja, która wypada z okna, nigdy nie jest usuwana. Odbyła się, Edusign przechowuje jej potwierdzenie obecności, a takiego potwierdzenia nie da się odtworzyć. Tylko lekcja rzeczywiście usunięta w Omniscol zostaje wycofana z Edusign — i to wyłącznie wtedy, gdy jeszcze się nie odbyła.

Czas rzeczywisty i nadrabianie

Współistnieją dwa mechanizmy, o dwóch różnych rolach.

Czas rzeczywisty wysyła każdą zmianę na bieżąco. To tryb normalny: utrzymuje Edusign w stanie aktualnym niemal natychmiast. Trzeba go jednak widzieć jako kanał wygodny, a nie jako gwarancję absolutną: żądanie może się nie udać, proces może się zrestartować.

Zaplanowany eksport pełny służy do regularnego uzgadniania obu stron. Wysyła całe okno, odczytuje z powrotem to, co Edusign przechowuje, a następnie usuwa lekcje, które w szkole już nie istnieją, ale które czas rzeczywisty przeoczył. To zabezpieczenie na wypadek kłopotów: bez niego awaria sieci albo restart zostawiłyby cichą rozbieżność.

Uczniowie

Uczniowie są wysyłani wyłącznie po ręcznym uruchomieniu i ze szczególną ostrożnością.

Edusign umie dopasować ucznia tylko po identyfikatorze zewnętrznym, który mu nadaliśmy — ani po jego adresie e-mail, ani po jego identyfikatorze wewnętrznym. Uczeń już obecny w Edusign bez tego identyfikatora jest więc nieosiągalny: jego wysłanie utworzyłoby drugi zapis z tym samym adresem.

Konektor woli więc się wstrzymać, niż utworzyć duplikat. Zaczyna od odczytania uczniów już obecnych w Edusign, tworzy tylko tych, których tam rzeczywiście nie ma, a pozostałych odkłada na bok. Uczniowie bez adresu e-mail są pomijani z tego samego powodu: nie da się ich dopasować w żaden sposób. Na koniec uruchomienia podsumowanie podaje dokładnie, których nie utworzono, wraz z ich tożsamością po obu stronach, aby można było rozstrzygnąć każdy przypadek osobno. Dziennik aktywności zachowuje ich ślad.

W praktyce uczniowie są niezbędni tylko wtedy, gdy listy obecności mają być imienne. Potwierdzanie obecności działa bez nich, o ile lekcja nosi swojego nauczyciela i swoją grupę.

Wydarzenia

Konferencja, obrona pracy, egzamin próbny: to, co zostaje wpisane do kalendarza poza lekcjami kursów, również może trafić do Edusign. Wydarzenia mają własną sekcję w zakładce Eksport jednostek, zaraz pod lekcjami, z własnymi filtrami i własną zasadą wysyłki.

Wydarzenie nosi te same informacje co lekcja: swoją datę, swoich uczestników, swoją salę. Spośród zaproszonych nauczyciele odpowiadają za listę obecności, a klasy i grupy stanowią jej publiczność.

Nie trzeba wysyłać wszystkiego. Konektor filtruje według etykiet nadawanych wydarzeniom — zob. Wydarzenia jednorazowe: wysyłać tylko te, które noszą daną etykietę, albo odwrotnie, wysyłać wszystkie poza tymi, które ją noszą. Wykluczenie zawsze wygrywa, co pozwala na regułę najpraktyczniejszą: wysyłać wszystko poza tym, co zostało oznaczone jako bez podpisu (na przykład).

Gdy system ERP jest już na miejscu

Przypadek najprostszy to szkoła, która zarządza swoimi lekcjami w Omniscol, a następnie każe je podpisywać w Edusign. To najbardziej bezpośrednie zastosowanie konektora.

W szkołach już zorganizowanych wokół systemu ERP, takiego jak Aurion albo Auriga, architektura ma zwykle postać gwiazdy, w której środku stoi ten ERP. Wysyła on swoje dane podstawowe do Omniscol — nauczycieli, sale, przedmioty, grupy, a nawet uczniów — po czym Omniscol odsyła mu wytworzone lekcje.

Od tego miejsca Edusign najczęściej podłącza się do systemu ERP, a nie bezpośrednio do Omniscol. Zależnie od przyjętej organizacji albo ERP przekazuje lekcje dalej do Edusign, w razie potrzeby przez ETL, albo Edusign regularnie odczytuje je z systemu ERP.

W tej topologii identyfikatory zewnętrzne nie zastępują się nawzajem: nakładają się na siebie stosownie do wymian, które trzeba zapewnić. Ten sam nauczyciel może więc nosić w Omniscol identyfikator ERP, a w razie potrzeby odrębny identyfikator Edusign. W zakładce Synchronizacja jednostek każdy skonfigurowany system pozostaje powiązany osobno, dla tych samych jednostek.

Resetowanie

Przycisk czyszczenia usuwa z Edusign lekcje pochodzące z Omniscol w bieżącym roku szkolnym. Nie dotyka ani nauczycieli, ani grup, ani kursów utworzonych wprost w Edusign: jego celem jest uprzątnięcie tego, co wysłał konektor, a nie wymazanie reszty środowiska.

Edusign silnie ogranicza tempo usuwania: jeden przebieg usuwa najwyżej kilkaset lekcji. Jeśli jakieś zostaną, proszę uruchomić czyszczenie ponownie — dziennik aktywności podaje liczbę pozostałych po każdym przebiegu.

To, co konektor tworzy w Edusign, nie zawsze daje się usunąć w sensie dosłownym: usunięcie nauczyciela jest tam archiwizacją. Proszę więc włączać tworzenie kont ze świadomością tego faktu.