+33 670 330 003 [email protected]
Skontaktuj się z nami Zamów demonstrację

Migracja z własnego arkusza Excela

Wiele placówek — zwłaszcza małe organizacje, szkoły prywatne, krótkie formy kształcenia — nadal prowadzi plan lekcji we własnym arkuszu Excela. Migracja do Omniscol jest w takim przypadku szczególnie prosta: nie ma zamkniętego formatu do odczytania, potrzeba tylko trochę dyscypliny, aby uporządkować dane.

Przed rozpoczęciem: zrobić porządek

Arkusz z planem lekcji gromadzi zwykle kilka „zakładek” o różnym charakterze: listę nauczycieli, listę klas, listę przedmiotów, siatkę planu lekcji, rozmaite notatki. Przed importem należy ustalić:

  • listę nauczycieli (osobna, czysta zakładka),
  • listę uczniów (osobna, czysta zakładka, jeśli istnieje),
  • listę klas wraz z ich liczebnością,
  • listę sal,
  • kursy: w każdym wierszu klasa, przedmiot, nauczyciel, sala, dzień, godzina, czas trwania.

Jeśli arkusz źródłowy nie rozdziela tych informacji, trzeba to zrobić teraz — i tak jest to niezbędne do importu.

Oczekiwany format importu

Import odbywa się przez kopiowanie i wklejanie z arkusza kalkulacyjnego (Excel, Arkusze Google, Numbers, Calc…) do udokumentowanego szablonu kolumn. Kolumny rozpoznawane są po pozycji (szablon należy przestawić tak, aby odpowiadał plikowi źródłowemu), a nie po nazwie nagłówka. Szczegóły — kolejność kolumn, formaty dat, kody przedmiotów itd. — opisuje Przygotowanie danych do importu masowego.

Do kursów służy dedykowane narzędzie, czyli import masowy (zob. Masowy import kursów z arkusza kalkulacyjnego): wystarczy skopiować i wkleić wiersze arkusza wprost do edytowalnego obszaru, w strukturze jeden wiersz = jeden kurs.

Instrukcja

  1. Oczyszczenie arkusza źródłowego: usunięcie zbędnych kolumn, ujednolicenie nazw (jeden nauczyciel nie może występować w trzech różnych pisowniach).
  2. Jedna zakładka na typ jednostki: nauczyciele, uczniowie, klasy, sale, kursy — każdą zakładkę wkleja się po kolei.
  3. Testowe konto Omniscol, aby sprawdzić import bez ryzyka.
  4. Kolejne importy, począwszy od danych referencyjnych (nauczyciele, sale, przedmioty), przed kursami, które się do nich odwołują.
  5. Sprawdzenie diagnostyki Omniscol, aby wychwycić to, co nie zostało poprawnie zinterpretowane.
  6. Uruchomienie testowego generowania (nawet jeśli ręczne umieszczenie lekcji z arkusza ma zostać zachowane), aby potwierdzić wykonalność.

Korzyści z migracji

  • Jedno narzędzie skupia w jednym miejscu arkusz, pliki PDF z planami lekcji i aktualizacje, które krążyły pocztą elektroniczną.
  • Aktualizacja w czasie rzeczywistym: każdy widzi najnowszą wersję od chwili jej zmiany.
  • Automatyczne udostępnianie: iCal, panele informacyjne, portale dla uczniów i nauczycieli.
  • Diagnostyka: Omniscol wykrywa konflikty, które arkusz przepuszcza.

Zachować arkusz tylko do odczytu jako archiwum

Nie trzeba usuwać dawnego arkusza. Warto zachować go w trybie tylko do odczytu jako archiwum (na przykład w folderze współdzielonym) — może się przydać, gdy zajdzie potrzeba odtworzenia starszej konfiguracji. Omniscol staje się wtedy operacyjnym źródłem prawdy, a arkusz pozostaje zapisem historycznym.

Instrukcja

Migracja własnego planu lekcji z Excela

  1. Najprostszy przypadek: plan lekcji prowadzony we własnym pliku Excela. Nie ma zamkniętego formatu do odczytania, potrzeba tylko dyscypliny, aby uporządkować dane przed importem.

  2. Przed importem — zrobić porządek w arkuszu źródłowym. Jeśli plik miesza nauczycieli, klasy, sale i kursy w jednej zakładce, trzeba najpierw rozdzielić je na zakładki tematyczne: nauczyciele, uczniowie, klasy, sale, kursy.

  3. Oczyszczenie każdej zakładki: żadnych zbędnych kolumn, ujednolicenie nazw (jeden nauczyciel nie może występować w trzech różnych pisowniach), usunięcie scalonych wierszy. Jeden wiersz = jedna jednostka.

  4. Testowe konto Omniscol: przed jakąkolwiek zmianą na produkcji warto utworzyć konto testowe. Importy sprawdza się wtedy bez ryzyka.

  5. Kolejne importy, w kolejności zależności: najpierw dane referencyjne (nauczyciele, sale, przedmioty), potem kursy, które się do nich odwołują. Do kursów służy import masowy (zob. Masowy import kursów z arkusza kalkulacyjnego) — wiersze wkleja się tam wprost z arkusza.

  6. Diagnostyka: Omniscol wykrywa niespójności (kursy bez sali, nieznani nauczyciele, konflikty), których arkusz nie widzi. Trzeba je poprawić przed przejściem.

  7. Testowe generowanie (opcjonalnie — jeśli ręczne umieszczenie lekcji ma zostać zachowane), aby potwierdzić wykonalność. Przejście: dawny plik Excela pozostaje tylko do odczytu jako archiwum, a Omniscol staje się źródłem prawdy, z automatycznym udostępnianiem (iCal, panele, portale) i aktualizacją w czasie rzeczywistym.

Zobacz także

Zobacz także