Budowanie siatki dyżurów

Siatka dyżurów wyznacza ramy czasowe pracy personelu: dni robocze, przedziały czasowe i okresy roku, w których obowiązuje. Ten krok wykonuje się przed wskazaniem osób — najpierw powstają ramy, zadania do obsadzenia opisuje się potem na ekranie Przydziały, a wypełnianie odbywa się w planerze.

W połączeniu z potrzebami zadeklarowanymi na każdym zadaniu siatka odpowiada na pytania w rodzaju „ile osób ma być na boisku o 10.00?” albo „które przedziały czasowe zespół opieki nad uczniami ma obsadzić w tym tygodniu?”.

Tworzenie siatki

Zakładka Siatka modułu Obsada personelu pokazuje istniejące siatki i ich rozkład w roku. Dla każdej siatki należy podać:

• nazwę — krótką i rozpoznawalną, na przykład Tydzień standardowy, Egzaminy semestr 1, Ferie;
• Dni robocze — na przykład od poniedziałku do piątku dla tygodnia standardowego albo wybrane dni dla tygodnia egzaminacyjnego;
• Siatka godzin — przedziały czasowe siatki, definiowane dowolnie. W opiece nad uczniami powszechny jest kwadrans, a przedziały te mogą być drobniejsze niż siatka godzin zajęć dydaktycznych.

Przycisk Przydział siatek przypisuje następnie każdą siatkę do tygodni lub zakresów dat w roku, które dana siatka obejmuje.

Przy pierwszym otwarciu proponowana jest pusta siatka. Aby utworzyć kolejną, proszę zduplikować istniejącą siatkę przyciskiem Duplikuj, zmienić jej nazwę i dostosować ją.

Definiowanie zadań i ich potrzeb

Same zadania — nazwa, liczba osób, lokalizacja, uprawniony personel — definiuje się na ekranie Przydziały: zob. Definiowanie zadań do obsadzenia. Dla każdego zadania edytor potrzeb określa potem, przedział po przedziale na siatce, ile osób jest oczekiwanych (0 = brak potrzeby).

Potrzeba może się mocno różnić w zależności od godziny: 0 osób na boisku w czasie lekcji, 3 osoby w południe w stołówce, 1 osoba w bibliotece przez całe popołudnie.

Lokalizacje i odległości

Jeśli placówka ma kilka lokalizacji, proszę je zadeklarować wraz z odległościami w dolnej części ekranu Siatka. Zadanie umiejscowione w odległej lokalizacji wywołuje ostrzeżenie, gdy ta sama osoba jest oczekiwana gdzie indziej bez wystarczającego czasu przejazdu.

Kompatybilności przy niedoborze personelu

Gdy dostępna obsada jest mniejsza od idealnej (częsty przypadek: kaskada nieobecności, sesje egzaminacyjne), można zadeklarować kompatybilności między sąsiadującymi zadaniami: ta sama osoba może wtedy obsadzić dwa zadania równolegle.

Typowy przykład: korytarz 2 + korytarz 3 można połączyć — ta sama osoba może nadzorować oba. Deklaruje się to na zadaniu, na ekranie Przydziały, aby ukierunkować decyzje przydziału.

Nie należy deklarować kompatybilności, aby trwale ukryć niedobór personelu. Kompatybilność musi odpowiadać sytuacji, którą placówka rzeczywiście akceptuje w praktyce.

Szablony siatek

Jeśli struktura planowania powtarza się co tydzień, można zduplikować istniejącą siatkę, aby ruszyć z gotowej podstawy. Powtarzające się przypadki:

• Tydzień standardowy — siatka odniesienia (od początku do końca roku szkolnego).
• Tydzień ferii — mniej zadań, mniejszy zespół.
• Tydzień egzaminacyjny — nadzór w salach wykładowych oprócz zwykłych zadań.
• Dzień specjalny — dni otwarte, wyjście, wydarzenie wewnętrzne, posiedzenie klasyfikacyjne lub szczególne przyjęcie gości.

Sprawdzenie spójności przed przydziałem

Przed przejściem do etapu przydziału warto użyć siatki jako operacyjnej listy kontrolnej:

• czy zadania obejmują każdy istotny okres?
• czy potrzeby są realistyczne w stosunku do dostępnego zespołu?
• czy stanowiska w kilku lokalizacjach uwzględniają czasy przejazdu?
• czy ograniczenia uprawnionego personelu odpowiadają osobom, które faktycznie mają do tego uprawnienia?
• czy kompatybilności między zadaniami pozostają akceptowalne także przy niedoborze personelu?

Po zatwierdzeniu siatki proszę przejść do etapu przydziału. Zob. Przydzielanie personelu.