Przydzielanie personelu

Zakładka Planer służy do wskazania osób, które obsadzą zadania zdefiniowane w siatce dyżurów. To operacyjny ekran roboczy: wybrać tydzień, wypełnić komórki, poprawić alerty, a następnie zapisać.

Przydział ręczny

Dla każdego przedziału czasowego i każdego zadania proszę umieścić dostępnych członków personelu w odpowiedniej komórce. Omniscol sygnalizuje sytuacje wymagające sprawdzenia:

• osoba nieobecna;
• zadeklarowana niedostępność lub ograniczenie;
• osoba już przydzielona w innym miejscu;
• osoba nieuprawniona do danego zadania;
• tygodniowe obciążenie wymagające uwagi.

Planer jest zaprojektowany z myślą o rzeczywistych sytuacjach życia szkoły: asystenci wychowawczy w niepełnym wymiarze, których dostępność się zmienia, okresy egzaminów, nieobecności zgłoszone rano, stanowiska do szybkiego obsadzenia i zespoły, które trzeba obciążać sprawiedliwie.

Planowanie jest ręczne: alerty, duplikowanie i narzędzia korekty prowadzą przez budowanie grafiku. Omniscol nie rozmieszcza personelu automatycznie.

Czytanie alertów

Kolory i podpowiedzi wskazują, dlaczego dany przydział wymaga sprawdzenia: nieobecność, niedostępność, inne zadanie w tym samym przedziale czasowym, osoba nieuprawniona lub przekroczenie godzin pracy. Podsumowanie tygodniowe pozwala wrócić do danej komórki.

Alerty mają różną wagę: czerwony konflikt wymaga natychmiastowej korekty, a ostrzeżenie sygnalizuje sytuację do rozstrzygnięcia według zasad placówki.

Narzędzia korekty

Planer pozwala w szczególności:

• nawigować po tygodniach i po dniach;
• wyświetlić jeden dzień albo cały tydzień, zależnie od potrzeby;
• zduplikować jeden tydzień na inny, gdy struktura się powtarza, filtrując w razie potrzeby kopiowane dni lub zadania;
• włączyć tryb gumki, aby wyczyścić komórkę, wiersz lub kolumnę;
• cofnąć niedawną korektę;
• zapisać zmiany.

Osoby zablokowane w danej komórce pozostają na miejscu przy kolejnych ręcznych korektach.

Duplikowanie bez zaczynania od zera

Gdy struktura jest stabilna, proszę zduplikować poprzedni tydzień, a następnie poprawić wyłącznie wyjątki: nieobecność, jednorazową niedostępność, zmianę egzaminu, wyjście albo zwiększoną potrzebę na stanowisku. To typowa metoda pozwalająca uniknąć ręcznego odtwarzania całego życia szkoły w każdym tygodniu.

W przypadku tygodni nietypowych proszę użyć dopasowanej siatki: ferie, egzaminy, dni otwarte albo okres ze zmniejszonym zespołem.

Nieobecności

Nieobecności personelu zgłoszone w module Zarządzanie nieobecnościami są uwzględniane w przydziale. Osoba nieobecna może pojawić się jako alert na już obsadzonych zadaniach, co pozwala wskazać stanowiska do ponownego obsadzenia.

Nieobecności uwidaczniają problem w odpowiednim miejscu: administrator albo koordynator przydziela wtedy zadanie ponownie, mając pełny obraz.

Obciążenie pracą

Planer wylicza informacje o pracy w rozbiciu na osobę i na dzień, w szczególności obsadzone okresy i czasy trwania. Proszę korzystać z tych wskazań, aby jedna osoba nie przyjmowała na siebie zbyt wielu przedziałów czasowych i aby uciążliwe zadania nie koncentrowały się wciąż na tym samym zespole.

Udostępnianie

Planer można udostępniać zgodnie z opcjami udostępniania dostępnymi na koncie. Aby przekazać każdej osobie jej indywidualny grafik, lepiej użyć grafiku dyżurów, który jest czytelniejszy i przewidziany do wydruku lub rozesłania.