Przygotowanie danych do importu masowego (wsadowego)

Ręczne wprowadzanie kilkuset lub kilku tysięcy wierszy (nauczyciele, uczniowie, sale, lekcje…) rzadko jest rozsądne. Omniscol udostępnia import masowy przez kopiowanie i wklejanie z dowolnego arkusza kalkulacyjnego (Excel, Arkusze Google, Numbers, Calc…), w formacie CSV lub TSV. Import uruchamia się przez kliknięcie przycisków , umieszczonych zwykle na początku list jednostek. Niektóre z nich służą tylko do eksportu danych, ale większość przyjmuje też import.

Co można zaimportować?

Przygotowanie plików

Złote zasady:

1. Jeden wiersz = jedna jednostka. Bez scalonych wierszy, bez nagłówków rozłożonych na kilka wierszy.
2. Należy zachować kolejność kolumn oczekiwaną przez Omniscol. Ekran importu wyświetla szablon z kolumnami w kolejności docelowej, a kolumny te można przestawiać po stronie Omniscol, tak aby odpowiadały kolejności w arkuszu źródłowym — dzięki temu kopiowanie i wklejanie z Excela lub Arkuszy Google pozostaje czyste, bez przepisywania pliku.
3. Niektóre kolumny są tylko do odczytu. Są wtedy wyszarzone i służą wyłącznie do eksportu danych. Pierwsza kolumna zawiera zwykle identyfikator danych już zapisanych w bazie danych.
4. Kolumny oznaczone „*” są obowiązkowe. Gdy brakuje pola obowiązkowego, wiersz jest pomijany (nie zostaje zaimportowany przy tworzeniu albo zostaje usunięty, jeśli już istniał w bazie danych).
5. Separatory wewnątrz komórki są dowolne na listach (wielu nauczycieli, wiele grup, wiele sal jednej lekcji): przecinek, średnik, ukośnik.
6. Wbudowana sztuczna inteligencja uporządkuje dane, ale tylko do pewnego stopnia: proszę zadbać o dane czyste i jednoznaczne, w przeciwnym razie mogą się zdarzyć nieprzyjemne niespodzianki.

Typowe pola poszczególnych jednostek

Nauczyciele

• Imię, nazwisko (obowiązkowe).
• E-mail (zalecany przy zaproszeniach).
• Numer ewidencyjny / identyfikator zewnętrzny (opcjonalny, ale przydatny do identyfikowalności).
• Nauczane przedmioty (lista, dowolne separatory).
• Godziny pracy (przewidziana liczba godzin tygodniowo).
• Lokalizacja główna (przy wielu lokalizacjach).

Uczniowie

• Imię, nazwisko (obowiązkowe).
• E-mail (zalecany).
• Numer ewidencyjny z SIS (przydatny, aby uniknąć pomyłek przy zbieżnych nazwiskach).
• Poziom / klasa.
• Grupy (przedmiot fakultatywny, podgrupa).
• Status (aktywny, wstępnie zapisany, nieaktywny).

Sale

• Nazwa (obowiązkowa).
• Lokalizacja (obowiązkowa przy wielu lokalizacjach — w przeciwnym razie Omniscol przypisuje salę do lokalizacji domyślnej).
• Pojemność.
• Specjalizacje (lista).
• Budynek (pole dowolne).
• Etykiety / komentarze.

Lekcje

• Klasa + przedmiot (co najmniej).
• Czas trwania (w przeciwnym razie wyliczany z godziny początku i końca).
• Dzień, godzina początku, godzina końca (aby wstępnie umieścić lekcję; w przeciwnym razie proszę pozostawić puste i umieścić ją później).
• Grupa (opcjonalnie).
• Typ lekcji (ćwiczenia, laboratorium, wykład, egzamin…).
• Nauczyciel lub nauczyciele (dowolne separatory).
• Sala lub sale (dowolne separatory — tak, wiele sal w jednej lekcji jest obsługiwane).
• Zasób lub zasoby.
• Tygodnie naprzemienne (format A/B, 1/2 itd.).
• Komentarz w dowolnej formie.

Po przygotowaniu

Przebieg importu zależy od ekranu docelowego. Zwykle ekran odświeża się w całości wraz z nowymi danymi.

W przypadku lekcji w planie lekcji zob. Masowy import kursów z arkusza kalkulacyjnego, gdzie opisano dedykowanego kreatora w czterech etapach.

Eksport

Ten sam mechanizm wbudowanego arkusza pozwala wydobyć dane. Dostępnych jest kilka możliwości:

• Kopiowanie i wklejanie do zewnętrznego arkusza kalkulacyjnego (format TSV, automatycznie).
• Użycie przycisków u dołu, aby wyeksportować bezpośrednio do pliku PDF, CSV lub Excel (XLSX).

Ponowny import

Import nie ogranicza się do pierwszego wczytania danych. Można importować masowo w kilku etapach. Pierwsza kolumna, oznaczona „id”, zawiera dostępny tylko do odczytu identyfikator każdej jednostki w bazie danych, który można też odnaleźć w adresach URL. Jeśli zmieni się wiersz odpowiadający danemu identyfikatorowi, dane tej jednostki zostaną zmienione.

Aby dodać nowe dane, wystarczy przejść na sam dół arkusza, gdzie zawsze znajduje się kilka pustych wierszy bez przypisanego identyfikatora. Wklejenie nowych danych, tak jak przy pierwszym imporcie, powiększa tabelę o tyle samo wierszy.

Jednostki importowane ponownie mogą zawierać dane złożone, które nie podlegają importowi ani eksportowi (czasem istnieje kolumna tylko do odczytu, która służy wyłącznie do eksportu takich danych). Dotyczy to na przykład dostępności i ograniczeń czasowych nauczycieli, sal, klas itd. W takim przypadku ponowne wstawienie danych w niezmienionej postaci odbywa się automatycznie.

Ten mechanizm pozwala więc importować masowo w kilku turach bez utraty danych uzupełnionych na istniejących jednostkach, a jednocześnie tworzyć nowe lub usuwać inne.

Usuwanie masowe

Jak przy ponownym imporcie, pierwsza kolumna „id” służy do rozpoznania poszczególnych jednostek. Jeśli wyczyści się wiersz, co najmniej kolumny obowiązkowe oznaczone „*”, import usunie opróżnione jednostki. Ponieważ można zaznaczyć kilka wierszy i kolumn, tak jak w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym, wystarczy nacisnąć klawisz Delete, aby wyczyścić dowolną liczbę wierszy, a tym samym masowo usunąć odpowiadające im jednostki z bazy danych.