Przegląd modułu Obsada personelu

Moduł Obsada personelu służy do planowania pracy personelu według zadań, a nie według lekcji: myśli się tu kategoriami „kto obsadza które stanowisko i kiedy”, a nie „kto czego uczy”. Uzupełnia dydaktyczne plany lekcji, gdy placówka musi zorganizować opiekę nad uczniami, dyżury, naukę pod nadzorem, egzaminy lub zajęcia opiekuńcze.

Główny przypadek użycia: opieka nad uczniami i asystenci wychowawczy

Moduł powstał w odpowiedzi na długoletnią potrzebę zespołów opieki nad uczniami: kierowników ds. wychowania, asystentów wychowawczych, opiekunów i pracowników, którzy w ciągu dnia obsadzają wiele stanowisk, niezależnie od lekcji.

Przykłady:

• nadzór nad korytarzami;
• kontrola wejść i wyjść z placówki;
• obsada portierni;
• nadzór nad boiskiem w czasie przerw;
• nadzór nad stołówką w porze obiadowej;
• obsada nauki pod nadzorem i sali do nauki własnej;
• prowadzenie lub nadzorowanie biblioteki, świetlicy albo przestrzeni do pracy;
• towarzyszenie uczniom poza terenem placówki, na przykład przy wyjściu na zajęcia sportowe powierzonym wyłącznie osobom uprawnionym;
• jednorazowa obsada przerw między lekcjami;
• nadzór nad egzaminami, egzaminami wstępnymi lub dniami specjalnymi.

Zadanie opisuje potrzebę obecności. Nie ma ono przedmiotu, programu nauczania ani obowiązkowej grupy uczniów, inaczej niż lekcja. Siatka jest często znacznie drobniejsza niż dydaktyczny plan lekcji: w opiece nad uczniami powszechny jest kwadrans. Potrzeba może się mocno zmieniać w ciągu dnia: 0 osób na boisku w czasie lekcji, 3 osoby w porze obiadowej, 1 osoba w bibliotece przez całe popołudnie.

Ekrany modułu

Siatka

Siatka dyżurów wyznacza ramy czasowe pracy personelu: dni robocze, przedziały czasowe — często drobniejsze niż siatka godzin zajęć dydaktycznych — oraz okresy roku, w których obowiązuje. Służy jako szablon pracy, zanim pojawią się nazwiska osób. Lokalizacje i odległości między nimi deklaruje się w tym samym miejscu: pozwalają sygnalizować przydziały niemożliwe do pogodzenia między odległymi miejscami.

Zob. Budowanie siatki dyżurów.

Przydziały

Ekran Przydziały określa stanowiska lub zadania do obsadzenia: etykietę, wymaganą i pożądaną liczbę osób, priorytet, lokalizację, uprawniony personel oraz kompatybilności między zadaniami — na przykład dwa sąsiadujące korytarze, które ta sama osoba może obsadzić w spokojnym przedziale czasowym przy niedoborze personelu. Potrzeby mogą się różnić w każdym przedziale czasowym.

Zob. Definiowanie zadań do obsadzenia.

Planer

Planer przydziela członków personelu do rzeczywistych zadań tygodnia lub zakresu dat. Przydział odbywa się przez zaznaczanie, przenoszenie, duplikowanie i ręczną korektę. Nieobecności, niedostępności, konflikty i przydziały osób nieuprawnionych pojawiają się jako ostrzeżenia.

Zob. Przydzielanie personelu.

Grafik dyżurów

Grafik dyżurów daje każdej osobie jej listę zadań albo jej tydzień w formie siatki. Można go wydrukować, wyeksportować lub udostępnić, zależnie od uprawnień i trybu przekazywania wybranego przez placówkę. Pokazuje sumy przydatne przy czytaniu tygodnia i zachowuje sygnały o nieobecności lub niedostępności.

Zob. Grafiki dyżurów.

Co moduł sprawdza

• dostępność osób;
• zgłoszone nieobecności;
• przydzielone obciążenie pracą;
• personel uprawniony do każdego zadania;
• konflikty z innymi zadaniami lub obecnościami;
• spójność potrzeb w podziale na lokalizacje i przedziały czasowe, z uwzględnieniem odległości między lokalizacjami.

Planowanie pracy personelu jest ręczne: siatka, ostrzeżenia i narzędzia korekty prowadzą przez każdy przydział, który pozostaje pod kontrolą osoby planującej. Omniscol nie rozmieszcza personelu automatycznie.

Korzyść operacyjna

Zysk wynika przede wszystkim z centralizacji:

• wspólna siatka potrzeb zamiast odizolowanego arkusza kalkulacyjnego;
• przydziały, które można zmieniać tydzień po tygodniu;
• duplikowanie stabilnych tygodni;
• nieobecności widoczne w planie pracy personelu;
• grafiki dyżurów do wydruku lub do udostępnienia;
• mniej uzgodnień tam i z powrotem między zespołem opieki nad uczniami, osobami przydzielonymi i administracją.

W placówce liczącej tysiąc uczniów doświadczenia użytkowników wskazują na oszczędność około 20 godzin pracy administracyjnej tygodniowo.

„Wybraliśmy Omniscol, aby zdigitalizować zarządzanie grafikami naszego działu opieki nad uczniami (plan pracy asystentów wychowawczych). Rozwiązanie okazało się intuicyjne, kompletne i doskonale dopasowane do naszych potrzeb. Każdy wyraźnie widzi, gdzie jest przydzielony.”

— Jeanne Weeber, zastępczyni dyrektora Collège Sévigné (założone w 1880 r.), Paryż

Inne zastosowania

• Nadzór nad egzaminami: sesje egzaminacyjne, matura, egzaminy wstępne, kilka dni, kilka sal, potrzeby osób nadzorujących w podziale na poszczególne części egzaminu.
• Nauka pod nadzorem i nauka własna: stanowiska nadzoru zmienne zależnie od liczby oczekiwanych uczniów.
• Opieka w pedagogice Montessori i w aktywnych metodach nauczania: aktywności lub warsztaty do obsadzenia bez narzucania struktury klasycznej lekcji.
• Grafiki animatorów i zadań: świetlica środowiskowa, zajęcia pozalekcyjne, internat, grafik zorganizowany według powierzonych zadań.
• Opieka podczas wyjść: wycieczka szkolna, wyjście dydaktyczne, zwiedzanie placówki.
• Jednorazowe obecności: przyjmowanie rodziców, dzień otwarty, posiedzenie klasyfikacyjne.

Różnica w stosunku do lekcji

Lekcja ma przedmiot, grupę uczniów i wykwalifikowanego nauczyciela. Zadanie w module Obsada personelu ma potrzebę obecności: na tym stanowisku ktoś jest potrzebny, z odpowiednią dostępnością i, jeśli trzeba, z uprawnieniem do jego obsadzenia.

Ta różnica wyjaśnia, dlaczego moduł działa na siatkach potrzeb, przydziałach osób i grafikach dyżurów, zamiast wychodzić od podziału przedmiot / klasa / nauczyciel.

Zakres modułu

Konto z modułem Obsada personelu obejmuje:

• moduł Obsada personelu: siatki, zadania, planer, grafiki dyżurów;
• moduł Zarządzanie nieobecnościami dla personelu, którego można przydzielać;
• ekrany administracji niezbędne do obsługi kont i ról;
• wyszukiwanie przekrojowe, zależnie od uprawnień konta.

Rola Personel

Rola Personel jest przeznaczona dla zespołów opieki nad uczniami (kierownicy ds. wychowania, asystenci wychowawczy, opiekunowie, woźni). Zależnie od uprawnień konta daje ona dostęp do modułu Obsada personelu, do własnego planu pracy i do nieobecności personelu, bez otwierania całej globalnej konfiguracji szkoły.

Ten sam użytkownik może łączyć kilka ról: na przykład osoba ucząca i zaangażowana w aktywne metody nauczania może występować jednocześnie jako nauczyciel i jako członek personelu planowany według zadań.