Visão geral da Gestão de pessoal

O módulo Gestão de pessoal serve para planejar o pessoal por tarefas em vez de por aula: raciocinar em termos de «quem cobre que posto e em que momento» em vez de «quem ensina o quê». Complementa os horários pedagógicos quando a instituição precisa de gerenciar a vida escolar, supervisões, salas de estudo, exames ou atividades de enquadramento.

Caso de uso principal: vida escolar e assistentes educativos

O módulo foi criado para responder à necessidade histórica das equipes de vida escolar: coordenadores, assistentes educativos, monitores e pessoal que assegura uma multiplicidade de postos ao longo do dia, independentemente das aulas.

Exemplos:

• vigiar os corredores;
• filtrar as entradas e saídas da instituição;
• assegurar a recepção;
• vigiar o recreio durante os intervalos;
• vigiar o refeitório ao meio-dia;
• assegurar as salas de estudo e a sala de trabalho;
• animar ou vigiar a biblioteca, a sala comum ou um espaço de trabalho;
• acompanhar os alunos ao ar livre, por exemplo em uma saída de educação física confiada apenas às pessoas habilitadas;
• cobrir os intervalos pontuais entre aulas;
• enquadrar exames, concursos ou dias especiais.

Uma tarefa descreve uma necessidade de presença. Não tem disciplina, programa pedagógico ou grupo de alunos obrigatório como uma aula. A grade é muitas vezes muito mais fina do que um horário pedagógico: na vida escolar, o quarto de hora é comum. A necessidade pode variar fortemente ao longo do dia: 0 pessoas no recreio durante as aulas, 3 pessoas ao meio-dia, 1 pessoa na biblioteca toda a tarde.

As telas do módulo

Grade

A grade define o quadro temporal do serviço: dias úteis, faixas horárias — muitas vezes mais finas do que uma grade de aulas — e períodos do ano em que se aplica. Serve de modelo de trabalho antes de nomear as pessoas. Os locais e as suas distâncias declaram-se no mesmo lugar: servem para sinalizar as atribuições incompatíveis entre locais distantes.

Consulte Construir uma grade de serviço.

Atribuições

A tela Atribuições define os postos ou tarefas a cobrir: rótulo, número de pessoas requerido e ideal, prioridade, local, pessoal autorizado e compatibilidades entre tarefas — por exemplo dois corredores vizinhos que uma mesma pessoa pode cobrir em uma faixa horária calma, com número reduzido de pessoas. As necessidades podem variar faixa a faixa.

Consulte Definir as tarefas a cobrir.

Planejador

O planejador atribui os membros do pessoal às tarefas reais de uma semana ou de um intervalo de datas. A atribuição faz-se por seleção, deslocamento, duplicação e correção manual. As ausências, indisponibilidades, conflitos e atribuições de pessoas não autorizadas surgem como alertas.

Consulte Atribuir o pessoal.

Escala

A escala de serviço dá a cada pessoa a sua lista de tarefas ou a sua semana sob a forma de grade. Pode ser impressa, exportada ou compartilhada conforme os direitos e o modo de difusão escolhido pela instituição. Apresenta os totais úteis à leitura da semana e conserva os sinais de ausência ou de indisponibilidade.

Consulte Escalas de serviço.

O que o módulo verifica

• disponibilidade das pessoas;
• ausências declaradas;
• carga de trabalho atribuída;
• pessoal autorizado em cada tarefa;
• conflitos com outras tarefas ou presenças;
• coerência das necessidades por local e por faixa horária, tendo em conta as distâncias entre locais.

O planejamento do pessoal é manual: a grade, os alertas e as ferramentas de correção orientam cada atribuição, que você mantém sob controle. O Omniscol não coloca o pessoal automaticamente.

Benefício operacional

O ganho vem sobretudo da centralização:

• uma grade de necessidades compartilhada em vez de uma planilha isolada;
• atribuições modificáveis semana a semana;
• a duplicação das semanas estáveis;
• as ausências visíveis no planejamento do pessoal;
• escalas de serviço imprimíveis ou compartilháveis;
• menos idas e vindas entre a vida escolar, as pessoas atribuídas e a administração.

Em uma instituição de cerca de mil alunos, o retorno de experiência indica cerca de 20 horas de trabalho administrativo poupadas por semana.

«Escolhemos o Omniscol para digitalizar a gestão dos planejamentos do nosso serviço de Vida escolar (o horário dos assistentes educativos). A solução revelou-se intuitiva, completa e perfeitamente adaptada às nossas necessidades. Cada pessoa vê claramente onde está atribuída.»

— Jeanne Weeber, Diretora adjunta, Collège Sévigné (fundado em 1880), Paris

Outros usos

• Supervisão de exames: sessões de provas intercalares, exames finais, concursos, vários dias, várias salas, necessidades de supervisores por prova.
• Salas de estudo e estudo acompanhado: postos de supervisão variáveis conforme o número de alunos esperados.
• Enquadramento Montessori e pedagogias ativas: atividades ou ateliês a cobrir sem impor a estrutura de uma aula clássica.
• Planejamentos de animadores e de tarefas: centro de tempos livres, atividades extraescolares, internato, planejamento organizado por missão.
• Enquadramento de saídas: viagem escolar, saída pedagógica, visita a uma instituição.
• Presenças pontuais: recepção de responsáveis, dia de portas abertas, conselho de classe.

Diferença em relação a uma aula

Uma aula tem uma disciplina, um grupo de alunos e um professor qualificado. Uma tarefa do módulo Gestão de pessoal tem uma necessidade de presença: é preciso alguém neste posto, com a disponibilidade certa e, se necessário, a autorização para ocupá-lo.

Esta diferença explica por que o módulo funciona com grades de necessidades, atribuições de pessoas e escalas de serviço, em vez de partir de uma distribuição disciplina / turma / professor.

Escopo do módulo

Uma conta com o módulo Gestão de pessoal inclui:

• o módulo Gestão de pessoal: grades, tarefas, planejador, escalas de serviço;
• o módulo Gestão de ausências para o pessoal atribuível;
• as telas de administração necessárias às contas e aos perfis;
• a pesquisa transversal, conforme os direitos da conta.

Perfil Pessoal

O perfil Pessoal foi concebido para as equipes de vida escolar (coordenadores, assistentes educativos, monitores, inspetores de alunos). Conforme os direitos da conta, dá acesso ao módulo Gestão de pessoal, ao planejamento pessoal e às ausências do pessoal, sem abrir toda a configuração global da escola.

Um mesmo usuário pode acumular vários perfis: por exemplo, um professor envolvido em uma pedagogia ativa pode ser ao mesmo tempo professor e membro do pessoal planejado por tarefas.