Построение сетки дежурств

Сетка дежурств задаёт временные рамки дежурств: рабочие дни, временные слоты и периоды года, в которые она действует. Этот шаг выполняется до назначения людей: вы задаёте рамки, задачи, которые нужно покрыть, описываются затем на экране Назначения, а заполнение выполняется в планировщике.

Вместе с потребностями, заданными для каждой задачи, сетка отвечает на вопросы вроде «сколько человек должно быть во дворе в 10:00?» или «какие слоты должен покрыть дежурный персонал на этой неделе?».

Создать сетку

На вкладке Сетка модуля Управление персоналом показаны существующие сетки и их распределение по году. Для каждой сетки вы указываете:

• название — короткое и узнаваемое, например Типовая неделя, Экзамены 1 полугодия, Каникулы;
• Рабочие дни — например, с понедельника по пятницу для типовой недели или особый набор дней для экзаменационной недели;
• Временная сетка — временные слоты сетки, которые вы задаёте произвольно. Для дежурств обычно берут четверть часа, и такие слоты могут быть мельче, чем сетка учебных занятий.

Кнопка Распределение сеток затем назначает каждую сетку неделям или диапазонам дат года, которые она охватывает.

При первом открытии предлагается пустая сетка. Чтобы создать ещё одну, продублируйте существующую с помощью Копировать, переименуйте её и измените под себя.

Определить задачи и их потребности

Сами задачи — название, число людей, площадка, допущенные сотрудники — задаются на экране Назначения, см. Определение задач, которые нужно обеспечить. Затем для каждой задачи в редакторе потребностей указывается, слот за слотом на сетке, сколько человек требуется (0 = потребности нет).

Потребность может сильно меняться в зависимости от времени: 0 человек во дворе во время занятий, 3 человека в полдень в столовой, 1 человек в библиотеке всю вторую половину дня.

Площадки и расстояния

Если в вашем учебном заведении несколько площадок, задайте их внизу экрана Сетка вместе с расстояниями между ними. Задача, привязанная к удалённой площадке, вызывает предупреждение, если этот же человек нужен в другом месте и времени на дорогу не хватает.

Совместимости при нехватке персонала

Когда доступных людей меньше, чем требуется в идеале (так часто бывает при цепочке отсутствий или в экзаменационные периоды), вы можете задать совместимости между соседними задачами: один человек тогда может выполнять две задачи одновременно.

Типичный пример: коридор 2 и коридор 3 объединяемы — один человек может следить за обоими. Вы задаёте это в задаче, на экране Назначения, чтобы подсказать выбор при назначении.

Не задавайте совместимость, чтобы надолго скрыть нехватку персонала. Совместимость должна соответствовать ситуации, которую учебное заведение действительно допускает на практике.

Шаблоны сетки

Если из недели в неделю у вас одна и та же структура графика, вы можете продублировать существующую сетку, чтобы начать с готовой основы. Повторяющиеся случаи:

• Типовая неделя — базовая сетка (с начала и до конца учебного года).
• Каникулярная неделя — меньше задач, сокращённая команда.
• Экзаменационная неделя — надзор в лекционных залах добавляется к обычным задачам.
• Особый день — день открытых дверей, экскурсия, внутреннее мероприятие, педсовет или особый приём гостей.

Проверить согласованность перед назначением

Перед переходом к назначению используйте сетку как рабочий чек-лист:

• покрывают ли задачи каждый нужный период?
• реалистичны ли потребности по сравнению с доступной командой?
• учитывают ли посты на нескольких площадках время на дорогу?
• соответствуют ли ограничения по допущенным сотрудникам людям, которые действительно имеют допуск?
• остаются ли совместимости между задачами приемлемыми даже при нехватке персонала?

Когда сетка подтверждена, переходите к этапу назначения. См. Назначение сотрудников.