+33 670 330 003 [email protected]
Свяжитесь с нами Запросить демонстрацию

Миграция из самодельной таблицы Excel

Многие учебные заведения — прежде всего небольшие организации, частные школы, организации краткосрочного обучения — до сих пор ведут расписание в самодельной таблице Excel. Перейти на Omniscol в этом случае особенно просто: не нужно разбирать закрытый формат, достаточно немного дисциплины, чтобы упорядочить данные.

Прежде чем начать: наведите порядок

В таблице с расписанием часто собраны несколько «листов» разной природы: список преподавателей, список классов, список дисциплин, таблица расписания, разные заметки. Перед импортом определите:

  • список преподавателей (отдельный лист),
  • список учеников (отдельный лист, если он есть),
  • список классов и их численность,
  • список кабинетов,
  • курсы: для каждой строки — класс, дисциплина, преподаватель, кабинет, день, время, продолжительность.

Если в вашей таблице эти сведения не разделены, сделайте это сейчас — для импорта это в любом случае необходимо.

Ожидаемый формат импорта

Импорт выполняется копированием и вставкой из вашей таблицы (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…) в документированный шаблон столбцов. Столбцы распознаются по положению (вы перестраиваете шаблон так, чтобы он совпал с вашим файлом), а не по названию заголовка. Подробности (порядок столбцов, форматы дат, коды дисциплин и так далее) см. Подготовка данных к массовому импорту.

Для курсов предназначен отдельный инструмент: Массовый импорт курсов из таблицы. Вы копируете и вставляете строки из таблицы прямо в редактируемую область; одна строка соответствует одному курсу.

Инструкция

  1. Очистите исходную таблицу: удалите ненужные столбцы, приведите названия к единому виду (преподаватель не должен встречаться в трёх разных написаниях).
  2. Подготовьте отдельный лист для каждого типа объектов: преподаватели, ученики, классы, кабинеты, курсы — каждый лист вы вставите по очереди.
  3. Тестовый аккаунт Omniscol, чтобы без риска подтвердить корректность импорта.
  4. Последовательный импорт: сначала справочники (преподаватели, кабинеты, дисциплины), затем курсы, которые на них ссылаются.
  5. Проверьте диагностику Omniscol, чтобы найти то, что было интерпретировано неверно.
  6. Запустите пробное формирование расписания (даже если вы сохраняете ручное размещение из вашей таблицы), чтобы подтвердить выполнимость.

Преимущества миграции

  • Один инструмент объединяет таблицу, PDF-файлы расписаний и обновления, которые рассылались по электронной почте.
  • Обновление в реальном времени: каждый видит актуальную версию сразу после изменения.
  • Автоматическое распространение: iCal, информационные панели, порталы для учеников и преподавателей.
  • Диагностика: Omniscol находит конфликты, которые ваша таблица пропускает.

Храните таблицу только для чтения в архиве

Удалять прежнюю таблицу не нужно. Храните её в архиве только для чтения (например, в общей папке): она пригодится, если понадобится вернуться к старой конфигурации. Тогда Omniscol становится оперативным источником достоверных данных, а таблица остаётся исторической справкой.

Инструкция

Миграция из самодельной таблицы Excel

  1. Самый простой случай: расписание ведётся в самодельном Excel. Не нужно разбирать закрытый формат — достаточно дисциплины, чтобы упорядочить данные перед импортом.

  2. Перед импортом наведите порядок в исходной таблице. Если в вашем файле преподаватели, классы, кабинеты и курсы перемешаны на одном листе, сначала разделите их по тематическим листам: преподаватели, ученики, классы, кабинеты, курсы.

  3. Очистите каждый лист: никаких ненужных столбцов, приведите названия к единому виду (преподаватель не должен встречаться в трёх разных написаниях), уберите объединённые строки. Одна строка — один объект.

  4. Тестовый аккаунт Omniscol: создайте его, прежде чем трогать рабочий аккаунт. Так вы без риска подтверждаете корректность импорта.

  5. Последовательный импорт в порядке зависимостей: сначала справочники (преподаватели, кабинеты, дисциплины), затем курсы, которые на них ссылаются. Для курсов используйте Массовый импорт курсов из таблицы — туда вы вставляете строки прямо из таблицы.

  6. Диагностика: Omniscol находит несоответствия (курсы без кабинета, неизвестные преподаватели, конфликты), которых ваша таблица не видит. Исправьте их до перехода.

  7. Пробное формирование расписания (необязательно — если вы хотите сохранить ручное размещение), чтобы подтвердить выполнимость. Переход: прежний Excel остаётся в архиве только для чтения, а Omniscol становится источником достоверных данных, с автоматическим распространением (iCal, информационные панели, порталы) и обновлением в реальном времени.

См. также

См. также